Сроки хранения документов в 2019 году. Перечень документов подлежащих хранению. Как и где лучше хранить архивы


Деятельность любой организации приводит к образованию множества документов. Обязанность хранить их закреплена на законодательном уровне. При несоблюдении этого требования наступают малоприятные последствия в виде штрафов, а порой и дисквалификации ответственных лиц.

Выполнение положений закона, посвященных хранению документов в организации, строго контролируется. Однако соблюдать порядок в этом деле необходимо не только для того, чтобы успешно проходить регулярные проверки. Официальные бумаги часто требуются самой организации, например, при создании отчетности или разрешении спорных ситуаций.

Но где держать всю нужную документацию, чтобы она не загромождала пространство и не повреждалась? Как долго необходимо заботиться о целостности бумаг? И что делать по истечении обозначенных сроков? Важно быть осведомленным в этих вопросах.

Содержание статьи:

Перечень документов, которые подлежат хранению  

 

  • Регистрационные. С них начинается жизнь предприятия. Это свидетельство о государственной регистрации, устав, подтверждение постановки на налоговый учет и прочее.
  • Подтверждающие юридический адрес. Такие свидетельства и договоры требуются при открытии счета в банке, их запрашивают лицензионные, налоговые органы.
  • Разрешающие. Часто осуществление деятельности на законных основаниях допустимо только после одобрения государственных служб. При этом выдаются допуски, лицензии, разрешения от пожарного надзора и СЭС, сертификаты.
  • Учетные и отчетные. К этой категории относятся подлежащие хранению бухгалтерские документы, налоговые декларации, заключенные контракты. Здесь же накладные, квитанции и ордера, а также то, что имеет отношение к кассовой технике.
  • Кадровые. Такие материалы представляют интерес не только для работников компании, но и, например, для пенсионного фонда, налоговой и трудовой инспекций. Это личные карточки сотрудников, положения о премировании и аттестации, графики отпусков, ведомости по начислению зарплаты и так далее.

Установленные сроки хранения документов

 

Сведения о предусмотренных временных рамках содержатся в нормативных актах. Срок в каждом случае разный. Он может составлять как год, так и десятки лет. Более подробная информация – в таблице:

Документы

Срок хранения 

Большинство бухгалтерских

5 лет

Первичные документы

5 лет

Книга продаж

5 лет

Данные по дебиторской задолженности

4 года

Документы о приобретении активов

4 года

Налоговые декларации

10 лет

Расчеты по страховым взносам

5 лет

Документация по охране труда

5 лет

Статистические годовые отчеты

10 лет

Трудовые договоры

75 лет

Журналы кадрового учета

75 лет

Личные дела

75 лет

Заявления лиц, не принятых на работу

3 года

 

В официальных источниках (федеральном законе, приказах) может разниться информация о том, сколько хранить бухгалтерские документы и разные деловые бумаги. Если есть такое несовпадение, следует придерживаться большего из указанных сроков во избежание нарушений. Для бумажного и электронного документооборота требования едины.

Правила хранения документов, архивов

 

Главным остается возможность по первому требованию предоставить бумаги в сохранном, читабельном виде. Чтобы эти качества не терялись в течение продолжительного времени, важно обеспечивать следующее:

  • Оптимальный световой режим. Архивное помещение желательно защитить от интенсивного дневного света. Рекомендуемое расположение окон, если они есть, – с северной стороны. Согласно правилам хранения документов, на последние не должны прямо попадать солнечные лучи – это приводит к выцветанию. Допускается использовать источники искусственного света, в частности прикрытые плафонами лампы.
  • Поддержание нужной температуры и влажности. Неподходящие параметры и скачки показателей пагубно влияют на бумажную основу и качество напечатанного. Сырость провоцирует образование плесени. Соответствие условий требованиям контролируется с помощью приборов. Не лишней окажется установка кондиционера.
  • Чистоту. Несоблюдение санитарно-гигиенического режима приводит к тому, что в помещении начинают хозяйничать грызуны, заводится грибок, на бумагах появляются затрудняющие прочтение пятна. Избежать проблем поможет герметизация архивного пространства, регулярная уборка, проветривание.

Архивное хранение документов также предусматривает обеспечение безопасности. Материалы должны быть надежно защищены от хищения и случайного повреждения.

Где можно хранить документы, архивы

 

Если документации пока немного, можно найти ей место в стенах самой компании. На первых порах для этих целей подойдет специальный несгораемый сейф. Все обязанности, связанные с документооборотом, обычно возлагаются на секретаря. Иногда – на бухгалтера или специалиста по кадрам. В крупных организациях создается отдел, отвечающий именно за наведение порядка во множестве официальных бумаг.

С появлением все большего количества материалов требуется выделять отдельное помещение под архив. Это лучше, чем отводить значительную часть офисного пространства под содержание бумаг, которые могут лежать годами. Но не всегда имеется такое помещение. А аренда дополнительных офисных площадей, да еще и на длительный срок, обходится недешево.

В такой ситуации на помощь приходят индивидуальные склады. Примером являются комплексы Safebox. Работающие здесь специалисты хорошо знают, как хранить бухгалтерские документы и бумаги другого назначения. Для этого создаются подходящие, соответствующие всем требованиям условия.

На таком складе:

  • Поддерживается микроклимат, оптимальный для содержания различных отчетов и ведомостей. Им не грозит выгорание, намокание и прочие пагубные воздействия. Даже спустя десятилетия все содержимое боксов сохраняет свой первозданный вид.
  • Обеспечиваются условия для безопасного размещения документации. Удобные стеллажи позволяют раскладывать и рассортировывать материалы. С таким оснащением бумажные стопки не разваливаются и не падают.
  • Можно выбрать бокс, соответствующий объему архива. Если достаточно 1 кв. м, такие ячейки предоставляются. В случае необходимости можно «переселиться» в больший бокс. На складе находится более 300 помещений разных размеров. Выбрать можно любой.

  • Обязательно есть охрана. На помощь штатным сотрудникам приходят современные технические средства, которые помогают пресечь любые попытки нежелательного проникновения на территорию склада.
  • Доступность 24 часа 7 дней в неделю. Попасть в бокс, причем в любое время, могут только отмеченные в договоре лица. Для всех остальных доступ полностью закрыт.

Истек срок хранения документов, что делать

 

Все аспекты, касающиеся содержания материалов, очень важны. А как поступить, если истек срок хранения документов? На этот счет есть свои правила. А именно – выполнившие свою миссию бумаги подлежат уничтожению. Процесс является поэтапным. Сначала создается комиссия с экспертами в составе. Специалисты проверяют все, что имеется в наличии. Составляется акт. Производится уничтожение когда-то важных бумаг.

Знать и соблюдать правила обращения с документами важно. В таком случае все необходимое будет находиться под рукой, в хорошем состоянии. Это создаст дополнительные удобства и позволит избежать проблем с законом.

Вам также может быть интересны статьи:

Как самостоятельно открыть ИП. Пошаговая инструкция для начинающего ИП 2019


10 фатальных ошибок, которые разрушают малый бизнес (ООО, ИП)