Как подготовить документы для архива? И где хранить архивы?


Как же происходит подготовка документов к передачи на хранение в архивное учреждение? Собственно подготовительный процесс предполагает некоторые действия по созданию архивного фонда. Прежде всего, проводиться выделение бумаг к уничтожению и для архивного хранения документов организации.

Что тут нужно сделать?

 


Создаем экспертную комиссию

Для начала следовало бы позаботиться о создании экспертной комиссии, она будет проводить все необходимые действия по выделению дел. Чтобы ее сформировать руководитель приказом должен назначить тех сотрудников, которые проведут все необходимые действия с документами для их подготовки в архивы и которые имеют хотя бы какое-нибудь понятие, что такое архивное хранение бумаг и как именно их обработать.

Обрабатываем архивы

Обработка архивов включает в себя проведение таких процессов, как переплет, оформление обложки и собственно дело в установленном порядке, составление описи дела для каждой папки, а к тем документам, которые направятся на утилизацию, необходимо составить и приложить такой учетный документ, как акт о выявленных делах к уничтожению.

Есть ли какие-нибудь правила на формирования бумаг в дела?

Как весь процесс подготовки документов к хранению, формирование дела так же следует проводить по определенным правилам.

В них говориться о том, что можно и нужно делать, а чего делать не стоит, к примеру, помещать в одну папку с бумагами больше 250 листков документов НЕЛЬЗЯ, так же не стоит туда вкладывать такие документы, которые должны будут вернуться и такие, как черновые варианты документов, испорченные бланки, несоответствующие делу документы не стоит вкладывать в дела.

А какие именно бумаги помещаются в папку?

Тут конечно сложно, без помощи не обойтись, но попробуем разобраться своими силами. Уже понятно, что в дело необходимо включать только такие документы, которые уже исполнены, и в соответствии с таким учетным документом, как номенклатура дела. Также одно дело может включать в себя документы только одного года.

А есть ли какие-то временные рамки, в течение которых следует хранить документы в архивах?

Да, конечно они есть. По определению, все документы подразделяются на такие, которые следует хранить постоянно и некоторое время. Это определяется экспертами во время проведения экспертизы ценности документов. Далее не стоит пропускать такой момент, как проведение переплета бумаг.

Подведем итоги по поводу проведения подготовительных работ.

  1. Формируем ЭК
  2. Определяем сроки хранения
  3. Формируем документацию в дела
  4. Составляем учетные бумаги
  5. Проводим работы по переплету готовых папок
  6. Направляем бумаги на хранение в архивохранилище.

Если вдруг, у вас во время проведения подготовительных работ возникают какие-то сложности, то лучше всего обратиться к специалистам, которые помогут провести все необходимы работы, причем такими компаниями хранения документов услуга оказывается в числе прочих. Но это исключительно по пожеланию клиентов.

Где хранить документы и архивы?

 

Для таких целей прекрасно подойдет склад индивидуального хранения Safebox.

Сеть складских комплексов находится в Москве и Санкт-Петербурге

В таком складском комплексе можно арендовать бокс любой площади от 1-2 квадратных метров до 30 кв. метров, в любой момент можно увеличить или уменьшить арендуемую площадь. Вы снимаете бокс такого размера в какой поместятся все ваши документы и архивы и не переплачиваете

Подробнее о складах здесь